沪电机院招投标〔2018〕85号
第一章 总则
第一条 为加强学校的采购管理，完善采购机制，规范采购行为，确保采购工作公开、公平、公正，提高投资效益，保障采购质量，满足教学、科研以及学科建设等各项工作的需要，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》《上海市建设工程招标投标管理办法》以及国家与地方政府采购管理政策的相关要求，结合学校实际情况，特制定本办法。
第二条 本办法所称采购，是指由学校资金支付并有偿取得货物、服务与工程的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等，均适用本办法。用于采购的资金，包括已纳入学校年度预算(含贷款、科研经费）等财政性资金以及捐赠、其他自筹资金。国家及地方等专项资金有特殊要求的由学校校级会议讨论后执行。利用横向科研经费等其他自筹资金发生的采购按归口部门相关办法执行。
第三条 本办法所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、家具、设备、图书、教材、数字产品、药品等。本办法所称工程，是指建设工程，包括对房屋建筑物及附属设施和公共设施实施的新建、改建、扩建、拆除、维修、改造、安装、装饰装修、弱电工程和园林及景点建设工程等，工程建设项目包括项目的勘察、设计、施工、监理等。本办法所称服务，是指除货物和工程以外的其他采购行为，大型进口仪器设备的采购根据上级有关规定执行。
第四条 本办法适用于学校有采购需要和活动的各部门（以下称使用部门）。
第二章 组织机构与职责
第五条 学校设立采购领导小组，对全校相关采购进行统一领导，并对采购的有关重大问题进行决策。领导小组由分管校长任组长，成员由财务处、审计处、资产与实验室管理处（招投标办公室）、基建处、后勤处、信息化中心、民管组等部门负责人组成。
第六条 采购领导小组下设五个采购工作小组，即物资设备采购工作小组、修缮采购工作小组、信息化产品采购工作小组、图书教材采购工作小组、基建工程工作小组，工作小组实行组长负责制。采购领导小组秘书处设在招投标办公室（以下简称“招标办”）。
第七条 采购工作小组的业务范围
物资设备采购工作小组设在资产与实验室管理处。处长任组长，资产与实验室管理处为具体承办业务部门及合同管理部门，主要负责仪器设备、实验材料等采购申请审核、校内询比价信息发布和汇总、进口设备专家论证的相关协调工作、上海市集中采购目录内电子集市采购操作及其它采购。
修缮采购工作小组设在后勤处。处长任组长，后勤处为具体承办业务部门及合同管理部门，主要负责维修、改造、装饰、装修等修缮工程、花草苗木、药品、家具、物业管理、安保服务、餐饮、会议、疗休养等相应的服务项目。
信息化产品采购工作小组设在信息化中心。中心主任任组长，信息化中心为具体承办业务部门及合同管理部门，主要负责弱电设备采购、软件开发、弱电工程、信息化服务及其它相关服务的采购。
图书教材采购工作小组设在图书馆。馆长任组长，图书馆为具体承办业务部门及合同管理部门，主要负责图书、教材、音像资料、电子资源、印刷、出版和其它相关的服务的采购。
基建工程工作小组设在基建处。处长任组长，基建处为具体承办业务部门及合同管理部门，主要负责新建、改建、扩建、抗震加固等基本建设项目，以及相关工程的勘察、设计、施工、监理等采购事宜和其他服务项目。
第八条 采购领导小组的主要职责
制定学校采购工作政策；
审定招标办制定的各类管理办法及实施细则；
审定各采购工作小组制定的实施细则；
讨论学校采购工作中的重大事项。
第九条 招标办主要职责
制定相关采购管理办法和实施细则；
确定采购组织形式、采购方式和询比价结果的最终审核；
受理达到政府采购和代理采购数额标准项目的委托；
组织学校采购数额范围内的采购工作；
建立学校评标专家库；
组织招标代理机构的遴选、管理工作；
招标和采购过程中有关材料的整理和归档工作。
第十条 各工作小组主要职责
制定相关采购实施细则和操作流程；
审查使用部门申请项目的立项依据、设计方案、采购预算等；
组织校内询比价项目的评审及验收工作；
有关材料的整理和归档工作。
第十一条 使用部门主要职责
根据需要编制需求计划，申请项目立项，落实经费来源；
指定项目负责人；执行采购项目的前期调研、论证，编制采购初步方案报相应的采购工作小组审查；
配合进行大型或进口设备的专家论证；
编制项目需求书，申请采购；
参与采购过程，确认采购文件、合同内容；
联系落实供应商履约并为履约提供必要的现场配合；
负责合同履行，支付预付款，办理资产登记、财务报账；
参与项目验收，整理、保管相关材料。
第三章 组织形式及限额标准
第十二条 采购组织形式分为集中采购和分散采购。
第十三条 本办法所称“集中采购”是指将上海市政府集中采购目录内的货物、服务、工程项目委托集中采购机构，即上海市政府采购中心进行的采购，包括上海市集中采购目录内由学校从上海政府采购网电子集市的协议采购和定点采购。
第十四条 本办法所称“分散采购”是指上海市集中采购目录以外，委托代理机构组织或学校自行组织的采购。“分散采购”包括由学校招标办组织的“学校采购”，委托代理机构组织的“代理采购”和学校各部门、学院组织的“询比价采购”和“自行采购”。
第十五条 各类采购组织形式的限额标准，招标办会根据当年地方财政部门的集中采购目录和采购限额标准经采购领导小组讨论，报校长办公会审批后在学校校园网专栏上公布。
第十六条 各类采购组织形式严格按照限额标准执行。如有特殊事项，由采购领导小组讨论后报校长办公会，按会议决定执行。
第四章 采购方式
第十七条 学校采购方式分为招标采购、非招标采购。
第十八条 招标采购，指公开招标和邀请招标，具体程序详见《上海电机学院采购实施细则》。
第十九条 非招标采购，指竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源、询比价采购和自行采购，具体程序详见《上海电机学院采购实施细则》。
第五章 采购程序及要求
第二十条 学校采购主要程序有立项申报、初步方案、项目论证、采购申请、采购实施、后期管理等阶段。
第二十一条 立项申报，使用部门根据教学、科研等工作开展的需要，进行合理布局，依据可行性报告、立项论证等向相关上级或学校职能部门提出申请，落实经费或在下一年度预算内编制。
第二十二条 初步方案，完成立项申报并落实经费后，使用部门要对应开展的项目，编制初步的采购货物、服务、工程等的方案。
初步方案货物类要包含采购计划清单、技术规格要求、配套水电、验收标准等；服务类要包含采购具体内容、服务标准及要求、验收标准等；工程类要包含设计方案、图纸、施工要求、水电等配套等。
第二十三条 初步方案完成后，由使用部门进行项目论证。
第二十四条 项目论证通过后，使用部门根据学校相关规章制度，提出采购申请，经审批后正式进入采购流程。
第二十五条 招标办根据相关法律法规和制度规定，确定采购组织形式和具体采购方式，指定专人负责项目采购。使用部门须指定项目负责人配合参与。
第二十六条 采购合同的订立按照《上海电机学院合同管理办法》执行，合同要求至少一式四份，采购部门、财务部门、使用部门和供应商各执一份，需审价和提交市财政备案的项目另行增加。
第六章 履约与验收
第二十七条 合同的履行由使用部门负责，合同款项支付、财务报销以及资产登记手续由使用部门项目负责人或指定专人负责办理。
第二十八条 在合同执行过程中，使用部门应按合同约定和采购进度向供应商付款。使用部门自收到供应商的发票等凭证后，及时报销产生的费用并向财务处提供相关材料，包括合同或者合同副本、发票、固定资产账目等凭证。需要审价的采购项目，按审计处的相关规定执行。
第二十九条 采购合同完成后，使用部门应根据合同约定开展验收工作。验收时如发现问题应及时上报招标办，并在到货后一周内与采购部门联系解决。
第三十条 招标办、使用部门应建立健全档案管理制度，妥善保存合同及相关文件，认真做好账务管理、资产管理，以及数据统计和文件归档工作。
第七章 工作纪律与相关要求
第三十一条 采购活动要严格遵守以下工作纪律：
（一）采购工作人员必须遵守国家的法律、法规和有关规章制度，坚持原则，廉洁自律，严禁收受钱、物、有价证券等，严禁接受宴请或任何形式的娱乐活动，严禁利用工作之便徇私情、谋私利。
（二）不得将应当以公开招标方式采购的项目化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。
（三）与采购工作无直接关系的任何单位和个人，不得以任何理由、任何方式干预和影响学校的采购工作。
（四）各级领导干部及主管工程、设备、物资采购人员及评标人员的配偶、子女和亲属应实行回避制度。
（五）严禁未经采购程序或集体讨论确定施工（供货）单位；严禁明招暗定；严禁违规操作。
（六）所有参与学校采购工作的人员要遵守保密纪律，严禁以任何方式泄漏应当保密的、与采购有关的信息和资料。
对违反以上规定者，追究直接责任人和有关领导人的责任，触犯法律的移交司法机关处理。
第三十二条 学校纪委办公室（监察处）对采购工作进行纪律监督，学校审计处对采购活动进行专业监督。
第八章 附则
第三十三条 本办法自发布之日起执行，由招投标办公室负责解释。
上海电机学院采购实施细则
第一章 总则
第一条 为规范学校采购行为，加强采购活动的组织管理，维护学校的合法权益，根据国家和地方政府采购的有关规定结合《上海电机学院采购管理办法》制定本实施细则。
第二条 所有货物、服务和工程的采购都应根据上海市发布的相关规定和招投标办公室每年发布的限额标准，采用相应的采购形式和方式。
第二章 招标采购
第三条 招标采购，指公开招标和邀请招标。
（一）公开招标，是指采购人依法以招标公告的方式邀请非特定的供应商参加投标的采购方式。
（二）邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机抽取3家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。（邀请招标适用情形详见附件3-1）
第四条 凡达到学校规定招标限额标准的货物、服务采购项目，其招标方式一般以公开招标进行，需采用其它采购方式的应提交采购领导小组审批后执行。
第五条 低于地方规定公开招标限额标准的货物、服务采购项目，经招标后投标人少于三家的或流标的，经采购领导小组讨论同意，可采用非招标方式并确定具体的采购方式。
第六条 需招标采购的由使用部门提出申请填写招标项目申报审批表（附件3-2），经归口部门、财务处等相关部门审核同意后由招投标办公室委托进行。
第三章 非招标采购
第七条 非招标采购，指竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源、询比价采购和自行采购，（各种符合非招标采购的适用情形详见附件3-1）。
（一）竞争性谈判是指谈判小组与符合资格条件的供应商就采购货物、服务和工程事宜进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价，谈判小组确定成交供应商的采购方式。
（二）竞争性磋商是指磋商小组与符合资格条件的供应商就采购货物、服务和工程事宜进行磋商，供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和最后报价，磋商小组经评审确定成交供应商的采购方式。
（三）单一来源采购是指学校从某一特定供应商处采购货物、服务和工程的采购方式。
（四）询比价采购方式是指学校发出询比价公告或通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，询比价小组确定成交供应商的采购方式。
（五）自行采购方式是直接采购货物、服务和工程的采购方式。
第八条 达到地方规定公开招标数额标准的货物、服务采购项目，拟采用非招标采购方式的，需报市级相关部门，经同意后方可进行。
第九条 采用竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源方式采购货物、服务和工程的经采购领导小组审批同意后方可进行。
第十条 学校规定限额标准内的采购项目可以采用询比价方式采购。
（一）从公告发布之日起至供应商提交报价截止之日止不得少于3个工作日。提交报价截止之日前，可以对已发布的询比价公告和询比价通知书进行必要的澄清或者修改，澄清或者修改的内容可能影响报价的，应当在报价截止之日3个工作日前，以公告或书面形式发布，不足3个工作日的，应当顺延报价截止日。
（二）符合询比价要求的供应商不得少于3家。
第十一条 自行采购：由各使用部门自行通过各渠道比价后直接采购。
第十二条 采用询比价采购时使用部门提出申请，经归口的采购工作小组及相关职能部门同意后，由招投标办公室通过学校官网发布询比价公告。
第十三条 招投标办公室汇总报价公司相关资料后，由各采购工作小组组织评审。评审组人数应不小于3人的单数组成。评审组根据实质响应要求且报价最低的原则确定成交供应商，并将评审结果等相关材料提交至招投标办公室。
第四章 集中采购相关规定
第十四条 上海市政府集中采购目录内的货物、服务、工程项目使用部门提出申请相关部门审核后，由招投标办公室委托集中采购机构进行的采购。
第十五条 上海市政府集中采购目录内电子集市的协议采购和定点采购使用部门提出申请，由招投标办公室负责采购。
第五章 其他规定
第十六条 对需要重复采购的项目，如果近期内已经进行过招标，对信誉好、执行合同情况好的中标单位，在市场价格相对稳定的情况下，由使用部门提出书面申请，经采购领导小组审批后，在一定时期内采用续标或跟标的方式进行采购，但持续供货时间不超过12个月。
第十七条 服务类项目采购期限原则上一次采购可三年有效；每一年度服务期满，由各使用部门组织对服务单位的考核，考核合格的可续签第二、三年度合同；考核不合格的，不再续签，重新申请采购，相关考核材料送招投标办公室备案。
第六章 附则
第十八条 本规定未尽事宜由采购领导小组讨论决定。
第十九条 本规定由招投标办公室负责解释。
第二十条 本规定自发布之日起实施。
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