上海电机学院合同管理办法(修订)

索取号:G0260101000-2020-0117 时间:2019-10-24 浏览:225 设置

第一章 总则

第一条 为规范上海电机学院(以下简称学校)各类合同行为,防范合同风险,维护学校合法权益,根据《中华人民共和国合同法》和有关法律法规,结合学校实际,特制定本管理办法(以下简称办法)。

第二条 本办法所称合同是指学校法定代表人或法定代表人授权的代理人为主体,与其他自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。凡涉及学校资产、经费、声誉等核心利益的事项,都应当订立合同。

第三条 学校合同管理在贯彻执行国家法律规定基础上、遵循防范风险和责权利相统一原则。

第四条 学校实行统一领导,分级管理,分类运行,各负其责,全面监督的合同管理制度。

第二章 合同的授权委托

第五条 除学校法定代表人外,其他任何人必须取得法定代表人的授权委托,方能在授权范围内代表学校订立、变更、解除合同。凡未得到学校法定代表人授权而以学校名义自行订立合同的,由合同签订人自行负责,对学校造成损失的,将追究其行政或法律责任。

第六条 学校根据合同性质、标的大小及法律风险等因素,将合同分为一般合同、重要合同和重大合同。

一般合同是指合同承办部门在职能范围内为从事正常业务所签订的标的额较小(5万元以内,不含5万)、年度预算已有安排的合同,经必要的审查审批程序后,由学校法定代表人授权委托合同承办部门负责人审批。

重要合同是指标的额较大(5万元到30万元以内,不含30万元)、年度预算已有安排的合同,经必要的审查审批程序后,由学校法定代表人授权委托该合同事项的分管校领导审批。

重大合同是指标的额大(30万元及以上)的合同。此外,还包括但不限于以学校名义与外单位合作的合同;承包经营合同;对外投资、融资借款合同;房屋场地和重大设备租赁合同;无形资产转让合同等涉及学校重大利益的合同。经必要的审查审批程序后,由学校法定代表人审批,涉及“三重一大”事项必须经过党委常委会集体研究决定。

第七条 经法定代表人授权委托的代理人需履行以下职责:

(一)在授权范围内负责谈判、签订合同;

(二)认真研究合同条款,维护学校根本利益,对所签订合同的合法性、真实性和可行性负责;

(三)对须上报有关领导和会议审批的合同,在合同承办部门办理申报手续的基础上,提出本人意见并对本人意见负责;

(四)负责所签订合同的全面履行,妥善处理合同实施中发生的纠纷或问题;

(五)规范合同管理档案,对签订或履行的合同要将有关资料及时归档。

第三章 合同管理的组织机构及其职责

第八条 学校设立合同管理领导小组,由校长担任组长,分管校领导任副组长,成员由党政办公室(校友会办公室)、财务处、审计处、监察处、资产与实验室管理处、后勤处、基建处、教务处、科技处、人力资源处、研究生处、学生处、继续教育学院、招投标办公室等部门负责人担任。秘书处设在党政办公室。合同管理领导小组负责指导有关合同管理制度的制订和监督执行;研究审定相关重大合同,解决合同管理工作中的重大问题;统筹对合同承办部门和工作人员培训、指导、监督。

第九条 党政办公室是学校合同管理综合部门,其主要职责如下:

(一)组织学校合同管理规章制度的建立健全;

(二)负责统筹学校日常合同管理,指导学校合同承办部门的合同管理工作;

(三)负责对学校日常合同审核流程的复核;

(四)负责对各承办部门合同情况进行汇总检查,按年度对学校全年合同签署、履行情况进行汇总分析,并将全校合同管理情况向学校法定代表人汇报;

(五)负责学校合同管理中的法律服务联系工作;

(六)负责合同用印管理。

第十条 合同承办部门是指经学校法定代表人授权,代表学校订立和管理合同的相关部门。其主要职责如下:

(一)根据国家法律法规和所签署合同的具体条款,严格合同的事前、事中、事后管理;

(二)负责合同项目的可行性研究和合同对方的资信调查,对合同的真实性、合法性、可行性、效益性负责;

(三)具体组织合同的谈判签订工作,组织学校相关领导小组或工作小组对职责范围内的合同事项按程序进行研究、审议、决策;并在授权范围内负责有关合同的签署工作;

(四)认真履行合同,及时处理有关问题;具体负责本部门承办合同的全面履行,确保双方权利、义务的实现和合同的顺利实施,履行中发现问题应及时上报,并积极解决;参加相关的合同纠纷协商、调解、仲裁、诉讼活动;

(五)每年末编制部门合同汇总报表,对重大合同履行情况进行重点说明,总结上报全年度合同签订、履行情况;建立合同档案,保管合同及相关资料。

第十一条 学校根据业务类型对合同进行分类归口管理,以下部门负责管理其职能范围内的业务性合同:

(一)科技处负责各类纵向及横向科研项目,科研设备采购、技术开发、技术咨询、技术服务及技术转让合同;

(二)教务处负责各类教学设备采购、全日制学历教育办学相关合同;

(三)人力资源处负责学校人力资源与人事管理等内容的合同;

(四)学生处负责学生管理和服务事务相关合同;

(五)校友会办公室(教育发展基金会办公室)负责接受社会资助和捐赠等合同;

(六)研究生处负责研究生教育层次办学相关合同;

(七)基建处负责建设工程设计、工程招标代理、工程施工、工程监理、建筑材料、工程配套设备采购合同;

(八)后勤处负责房屋和建筑维修、学生营具及办公家具采购、后勤服务等合同;

(九)资产与实验室管理处负责各类通用办公设备的采购和维护等合同;

(十)信息化中心负责各类信息化项目的采购和维护合同;

(十一)保卫处负责各类技防设备的采购和维护合同;

(十二)继续教育学院负责自学考试、网络教育、成人学历及非学历教育、各类专业培训、成人教育合作办学相关合同;

(十三)党政办公室负责校地、校企框架合作合同,有关学院和部门负责校地、校企专项合作合同。

合同内容涉及到两个或两个以上归口部门的业务和职能的,根据合同性质或主要条款确定合同归口部门;不能确定的,由合同管理领导小组决定。

第十二条 财务处负责审查合同的商务性条款,包括但不限于合同的立项、预算、结算及合同标的额等商务性内容;审计处、监察处按其职能对合同相关事项进行审计和监察。相关职能部门参与合同履行的可行性论证,审查合同的业务性条款,包括合同所涉及事项的全面性,表述的准确性、可行性。

第十三条 学校聘请常年法律顾问,负责对学校签订合同的内容提出法律建议,并接受学校合同综合管理部门的法律事务咨询。学校可根据合同承办部门的需要,联系校内外法律专家参加合同的起草、修改和审核,参与重大合同谈判、合同纠纷的调解、仲裁、诉讼等活动。

第四章 合同的审核和签订

第十四条  合同的签订由学校法定代表人授权合同承办部门负责人签署(合同按流程审批后,经学校认定的项目负责人也可签署合同)。经承办部门负责人审核后,由业务归口部门负责人、审计处负责人会签审核(如合同承办部门即为业务归口部门,则无须归口部门签字);如合同涉及招投标,还需招投标办公室负责人会签审核。

第十五条 会签部门各自在职能范围内对合同的业务性和商务性条款进行审核。会签同意后汇总至党政办公室。

第十六条 党政办公室对各类合同的复核主要包括:

(一)合同的必要性。审查合同的事项是否得到授权或经学校党委常委会、校长办公会审议通过。

(二)合同的合法性。审查合同是否符合国家法律、政策,审查合同是否符合学校的相关制度、规定。

(三)合同的合规性。审查签订合同的理由是否充分,相关程序是否到位,重大疑难合同是否听取了相关专家的意见,审核承办部门对合同的分类是否正确恰当、会签部门是否有遗漏。

(四)合同的完整性。审查合同条款和内容是否完整正确,尤其是合同的违约责任及解决争议的条款是否完整。

第十七条 党政办公室根据合同分类履行审批程序。

一般合同经承办部门负责人审核后,由业务归口部门负责人、审计处负责人会签审核(如合同承办部门即为业务归口部门,则无须归口部门签字),法定代表人授权合同承办部门负责人签字同意后用印。如一般合同因特殊情况需要用到学校行政公章(非合同专用章),需要分管校领导审批。

重要合同经承办部门负责人审核后,由业务归口部门负责人、审计处负责人会签审核(如合同承办部门即为业务归口部门,则无须归口部门签字),如合同涉及招投标,还需招投标办公室负责人会签审核,法定代表人授权分管校领导审核并签字同意后用印。

重大合同经承办部门负责人审核后,由业务归口部门负责人、审计处负责人会签审核(如合同承办部门即为业务归口部门,则无须归口部门签字),如合同涉及招投标,还需招投标办公室负责人会签审核,再由分管校领导、法定代表人审核并签字同意后用印。

一般合同、重要合同、重大合同办理完审核手续后,经由学校法定代表人授权合同承办部门负责人或项目负责人签署后,方可办理用印手续。

第十八条 对外签订合同原则上使用合同专用章,如因签约双方对等需要,也可使用学校公章,其他印章一律不得替代使用。合同专用章由学校统一刻制、预留印模和编号登记。

第五章 合同的履行

第十九条 承办部门必须按照合同约定条款组织实施合同,保质保量、按期完成合同约定的事项,协调解决合同履行中存在的问题。合同履行中,如对方出现法定或约定情形可能产生的合同履行风险及对方违约时,合同承办部门应及时评估履约风险,依法采取相应措施。涉及可能损害学校重大利益的情况,应当及时向学校合同管理部门汇报,并及时向法律顾问咨询处理对策。

第二十条 合同履行中,如出现必须变更或解除合同的,由合同承办部门按新合同程序提交审核与签订,变更或解除后的合同纳入本办法规定的管理范围。

第二十一条 财务处负责合同履行的收付款工作。根据合同正本、合同承办部门负责人、相关校领导签章和验收意见方可办理财务结算。对具有以下情形的业务,财务处应拒绝付款并及时上报合同管理领导小组:

(一)发票或合同审批手续不完备的;

(二)收付款单位与合同对方当事人名称不一致的;

(三)收付款方式或金额与合同内容不相符的;

(四)其他明显和合同规定不相符的。

第六章 纠纷和处罚

第二十二条 合同履行过程中如与对方当事人发生纠纷,应按合约约定、国家法律法规的有关规定妥善处理。合同纠纷发生后,合同承办部门应及时将有关情况上报合同管理领导小组,并立即组织专题小组或指派专人妥善处理。重大合同应及时委托学校法律顾问参与纠纷处理;经协商仍无法解决的,报分管校领导同意后,可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。

第二十三条 合同纠纷处理完毕,合同承办部门应将有关资料汇总、归档,同时将处理情况书面报学校备查。

第二十四条 校内单位或个人在对外签订合同中,应该遵守本办法,认真履行职责,维护学校利益。因以下情况,存在渎职、失职给学校造成损失的,学校将视其情节轻重,追究当事人行政责任或给予经济处罚:

(一)学校合同承办部门、合同管理人员、负责合同实施的有关单位和人员没有按照本办法的规定履行职责的;

(二)委托代理人超越学校法人授权委托权限签订合同的;

(三)合同承办单位、合同签订人未调查对方资信情况、未审查对方主体资格,给学校造成损失的;

(四)应签订书面合同而未签订,给学校造成损失的;

(五)丢失或者擅自销毁合同的,以及合同履行过程形成的各种函件、单据的。

第二十五条 未经学校批准或者授权,擅自以学校名义签订合同的单位或个人,应对该合同承担全部责任;给学校造成损失的,学校视情况追究有关负责人行政、经济责任直到追究其法律责任。

第七章 附 

第二十六条 学校所有合同实行严格的归档制度。凡归档的合同文件材料必须是原件。党政办公室负责合同审批表的保管和归档。承办部门负责将属于归档范围的合同文件材料收集齐全,系统整理,经部门负责人审查后,于第二年上半年移交学校档案室集中保管。合同保管人员对合同遵守保密原则。

第二十七条 学校根据实际,逐步建立完善兼职合同管理队伍和培训学习制度,定期举办合同管理专业培训班,组织领导干部和专、兼职合同管理干部进行相关法律法规学习,增强合同管理队伍的法律意识和科学管理意识。

第二十八条 本办法由党政办公室负责解释。

第二十九条 本办法自修订通过之日起正式执行,原《上海电机学院合同管理办法》(沪电机院办2018377〕号)废止。


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