第一条 会议的召开与召集
在基本建设工程建设期间，应根据项目管理要求定期召开工程例会，各参建单位，主要包括施工总包单位、工程监理、财务监理、项目管理单位和学校基建处等相关单位和部门均应派遣工作人员出席会议，其余参建单位、校内职能部门或人员依会议需要参加会议。会议由基建处召集，由基建处项目负责人主持召开。
第二条 主要内容
（一）传达各级主管部门的工作要求和指示；
（二）组织学习有关文件精神和规章制度；
（三）通报项目建设工作进展及计划安排；
（四）监理单位讲评项目阶段性质量、进度、安全、文明施工情况，并提出整改要求；
（五）听取投资控制单位和学校基建处的意见、建议和相关工作要求；
（六）讨论决定提交会议研究的相关事项，并充分征求各参建单位的意见；
（七）项目管理单位和基建处提出项目管理及建设要求，明确有关事项。
第三条 会议的主要议程
（一）由项目代理公司报告项目总体建设情况及后续计划安排；
（二）由工程监理单位报告监理工作情况；
（三）由投资监理单位报告投资监控情况；
（四）就工程中存在的问题研讨处理方案；
（五）审议提交会议讨论研究的议题（例如审议设计变更或现场签证方案等）；
（六）学校基建处等学校与会部门就下一阶段工作提出要求。
第四条 会议议事程序
对需要提交工程例会研究的事项，按以下程序进行：
（一）提交工程例会研究的事项，应在会前事先由议题提出者进行充分的调查论证，经项目管理、投资监理、项目监理和基建处初步审核后形成议题报告，并准备好相关资料。
（二）提交工程例会研究议题的有关材料应于会前通知并送达参会人员，参会人员应对议题材料进行审阅，并事先做好发言准备。
（三）工程例会研究议题可由参建各方根据实际情况提出。提出者应当对讨论研究的事项提前做出准备，并根据会议主持人的要求向会议汇报，回答有关问题。
（四）研究议题提出后，参会人员应进行深入细致的讨论和研究，充分听取大家的意见和建议。
（五）在对议题进行充分讨论的基础上，由会议做出最后决定。
第五条 工程例会研究决定的事项，根据职责分工指定责任单位进行落实。落实责任单位必须认真执行工程例会决定，不得搞擅自改变。如在实际执行中遇到问题需要改变原决定的，应当提交工程例会重新讨论决定。
第六条 参加工程例会的人员应当按时出席会议，因故不能出席会议的，须提前向基建处负责人请假。
第七条 工程例会指定专人负责会议记录，会议记录按工程项目管理规定明确的格式和内容进行记录，在会后需及时形成会议纪要，并进行必要的信息公开。
第八条 工程例会会议纪要要根据项目进行编号，并经参会部门签字确认，归档保存备查。